Les événements musicaux sont quelques-uns des événements les plus passionnants à prendre part. Facile de supposer que tout est « rock and roll » et que cela se passe en douceur, mais savoir planifier un événement musical est essentiel. En fait, ce qui motive la créativité et le plaisir, c’est tant d’organisation et de planification.
Nous avons rassemblé quelques points clés pour vous aider à planifier un événement musical. Nous avons également inclus des conseils et des ressources spécifiques que vous pouvez toujours utiliser.
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Ces passages ne sont pas particulièrement fascinants. Mais demandez à n’importe quel promoteur de musique : ils vous diront que tout ce qui économise du temps et accélère le processus est le bienvenu.
1. Définissez votre budget
Il y a une raison pour laquelle le budget est la première suggestion sur cette liste. L’argent que vous devez dépenser sera à la base de la plupart des décisions prises. Si vous ne fixez pas de budget, vous dépenserez presque certainement plus de dû.
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Il n’est pas nécessaire de dépenser une fortune. Beaucoup de concerts légendaires ont été faits à l’arrière d’un pub avec des groupes dont la plupart du public n’avaient jamais entendu parler.
Donnez-vous le bon budget, quel que soit le travail qu’il planifie. L’ important est de comprendre combien d’argent vous pouvez vous permettre de dépenser. Comme ça, tu ne dépenseras pas trop. Un événement réussi finira également par faire un profit (ou au moins couvrir toutes les dépenses).
Le budget de chaque concert varie légèrement. Pensez au nombre de personnes que vous espérez atteindre lors de cet événement. Quel est le prix réaliste des billets ? Votre budget ne devrait jamais dépasser ce que vous envisagez de faire. Sinon, vous finirez par perdre l’argent.
2. Trouvez le bon endroit
Le lieu est une partie très importante du concert. Il ajoutera le paramètre. Certaines personnes visitent religieusement les mêmes lieux que l’événement et sont fans de l’espace autant que le groupe.
Google est certainement utile pour trouver des endroits, mais il existe d’autres méthodes ainsi.
Les sites Web comme Venue finder sont utiles : ils ont déjà recueilli des informations importantes telles que l’accès pour les personnes handicapées et les coordonnées. Il y a aussi beaucoup d’autres sites non musicaux. Assurez-vous que le lieu est adapté pour les concerts ou vous perdez du temps à le contacter.
Une autre bonne méthode consiste à faire « l’ingénierie inverse » des listes de concerts. Jetez un oeil à des concerts similaires dans la région. Vérifiez l’emplacement indiqué. De là, vous pouvez trouver les contacts pertinents du lieu. Bands in Town est un site où vous pouvez rechercher des milliers d’événements par région.
Bien sûr, un lieu approprié doit avoir toutes les installations nécessaires. Mais il doit aussi avoir ce petit peu d’atmosphère autre que — par exemple — une conférence. Tenez compte non seulement de la capacité, des installations et de l’emplacement du lieu, mais aussi la réputation qu’ils ont pour la musique.
3. Abonnez-vous aux groupes et artistes
Cette étape est interchangeable avec la recherche d’une place. Vous planifiez probablement un événement musical parce que vous avez déjà des groupes et des artistes en tête. Sinon, préparez-vous à la tâche difficile (mais enrichissante) de trouver et de réserver vos musiciens.
Vous savez ce que c’est, votre événement musical ne sera pas le même sans les musiciens. L’ ampleur de votre événement musical sera ici en haute estime. Les groupes qui commencent à peine seront probablement heureux de jouer dans des pubs et des clubs. Les petits concerts en début de carrière sont une obligation pour les musiciens.
Ne dépensez pas une fortune pour réserver des artistes qui coûtent cher si cela commence à l’essentiel.
D’ autre part, pensez au groupe ou aux groupes qui apportent des fans. Au moins un des groupes de votre programmation devrait être vous apporter beaucoup de leurs fans. Embauche de trois groupes inconnus pour un lieu d’une capacité de 1 000 personnes est la recette idéale pour un désastre.
Trouver des groupes demande du travail. Cela est particulièrement vrai si vous n’avez rien à l’esprit.
Une recherche Google donnera les résultats des groupes établis. Ceux-ci sont chers et joueront quelques couvertures célèbres. Ce n’est probablement pas ce que vous avez en tête pour votre événement musical.
La meilleure méthode est d’aller là où les musiciens se rencontrent, à la fois en ligne et hors ligne.
Hors ligne
Consultez la liste des concerts pour lesquels des groupes sont en tournée dans votre région. Les salles où ils répètent et les salles sont un bon endroit pour trouver les noms et les genres de certains groupes en personne. Demandez autour de vos amis, en particulier ceux qui se considèrent comme des fans de musique.
En ligne
Twitter, Soundcloud et Facebook sont tous des endroits utiles pour cette recherche. Reverb Nation a une fonctionnalité qui vous permet de rechercher par emplacement. C’est une véritable bouée de sauvetage si vous recherchez des bandes locales. Contactez-nous pour savoir comment réserver ou vérifier leur disponibilité.
Bands in Town est idéal pour trouver des lieux, mais il y a aussi beaucoup d’annonces de concerts. Cela peut vous donner une liste de groupes à explorer pour votre événement.
Le guide non signé est plutôt un répertoire musical très détaillé et utile pour tous ceux qui travaillent dans l’industrie de la musique. Comprend une liste de plus de 70 agents de réservation et ses coordonnées. Ce n’est pas gratuit, mais si vous voulez vraiment trouver des talents émergents, cela vaut le prix mensuel de 4,99£
Assurez-vous de réserver des groupes de genres similaires afin de ne pas repousser vos paris. Cela prend du temps, mais trouver des artistes est aussi amusant.
4. Planifier l’équipement et les technologies nécessaires
Vous n’aurez probablement pas à traiter avec des techniciens du son et des ingénieurs lors de la réservation d’un concert, mais c’est mieux vérifiez-le.
Bien que de nombreux locaux aient leur système de sonorisation et leur personnel pour le faire fonctionner, n’oubliez pas de le demander. Découvrez si vous avez besoin de louer ou d’acheter quelque chose de plus.
Assurez-vous qu’il y a le bon équipement Vous devriez toujours demander aux artistes une liste de tous les équipements spécifiques dont ils ont besoin (ou n’ont pas l’intention de se ramener). Déterline qui installe l’équipement et qui va manipuler le mélangeur pendant la soirée. La communication est essentielle dans ce cas.
Heat on the Street a créé une liste de vérification pour vous aider à suivre tous les coûts de production et autres considérations.
5. Considérez la logistique des événements
La logistique est un sujet assez vaste. Si vous êtes un gars créatif, juste le mot lui-même va probablement faire couler votre peau.
Certaines choses devront toujours être discutées et examinées avec de larges avance du concert. La liste ci-dessous présente certains aspects logistiques dont vous aurez besoin pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Assurez-vous de :
- Réservez le lieu à une date adaptée à tous, y compris les artistes.
- Configurez des canaux marketing tels que des pages d’événements, des invitations et des affiches.
- Fixez un calendrier pour la journée du concert, y compris quand les interprètes et le personnel doivent arriver.
- Planifiez la sécurité et le personnel à la porte pour gérer la vente de billets pendant la journée. (Demandez au local s’il prévoit fournir du personnel.)
- Suivez le protocole sur la santé et la sécurité . Le lieu sera en mesure de vous aider, mais vous devriez alerter les artistes, le personnel et les participants. Cet article contient d’excellents conseils en matière de santé et de sécurité pour événements.
- Préparez les prix et les billets. La billetterie est facilitée par l’utilisation d’une plateforme telle que Billetto. Vous pouvez créer plusieurs catégories de billets et définir la capacité maximale de sorte que vous n’ayez pas à vous soucier de vendre trop de billets.
- Vérifiez s’il y a un couvre-feu ou des limites de licence . Définissez une heure de fin. Créez une échelle. Les artistes peuvent être tentés de franchir une ligne, alors prévenez que cela ne sera pas possible. Dis-lui que le système de sonorisation pourrait être perturbé.
Commencez par les bases et améliorez
Au fur et à mesure que vous acquérez de l’expérience dans la planification d’un événement musical, vous remarquerez qu’il y aura tant à évaluer. Les conseils ci-dessus sont un excellent point de départ pour vous assurer que vous avez les bases.
À l’approche de l’événement, il sera nécessaire de considérer tout, du marketing aux participants. Restez à l’écoute pour des messages plus détaillés sur le promotion et organisation d’événements musicaux ici sur le blog.